L'Informazione.com Notizie in tempo reale dall'Italia e dal mondo
L’utilizzo delle tecnologie digitali può essere utile in caso di svolgimento del proprio lavoro, ma a volte è più necessaria la presenza di un consulente od operatore che abbia le specifiche competenze richieste, per l’utilizzo di un determinato software di digitalizzazione, che, pur essendo il migliore al mondo, non potrà mai sostituire un professionista.
Per esempio, per ciò che concerne l’ambito dei processi di dematerializzazione dei documenti, che viene anche chiamato “conservazione sostitutiva-digitale”, il software può risultare inutile se non utilizzato da un esperto di digitalizzazione, infatti, senza la sua competenza non è possibile gestire tutti i processi richiesti.
La digitalizzazione è diventata prioritaria all’interno di aziende sia private, che appartenenti alla pubblica amministrazione, quindi, questa attività può essere applicata sono in presenza di professionisti specifici, che siano in grado di potersi occupare di una grande quantità di dati, da riorganizzare rispettando aspetti tecnici, quelli economici, quelli strutturali e quelli culturali.
La competenza nella conservazione sostitutiva-digitale è più importante del software
Gli esperti che possono mettere in pratica la conservazione sostitutiva (vedi cos’è la conservazione sostitutiva su Savino Solution), devono attenersi alle regole stabilite dalla normativa, che fa riferimento a dettagli e requisiti tecnici, organizzativi ed economici, per questo motivo possono essere indispensabili tre tipologie di figure di professionisti, da coinvolgere in base alle attività da ricoprire, quali potrebbero essere:
- responsabile della conservazione;
- responsabile della gestione documentale;
- responsabile privacy e sicurezza.
I ruoli sopra descritti sono indispensabili per avviare la dematerializzazione della documentazione e la digitalizzazione dei protocolli aziendali, poiché sia le organizzazioni private, sia quelle pubbliche sono, prima di tutto, costituite da persone, che rappresentano, di fatto, il valore aggiunto aziendale, senza del quale non si potrebbero ottenere validi risultati.
La competenza di un esperto viene supportata dallo studio di un processo, che successivamente alle dovute analisi, bisogna applicare alle attività da intraprendere. Un esperto del settore, una volta avviata la sua analisi, dovrà occuparsi, inoltre, della gestione digitale, del reengineering e dell’organizzazione della prassi.
All’interno degli ambiti sopracitati, la tecnologia o il software, possono essere di supporto ma non sostitutivi alla competenza di un professionista.
Il processo di digitalizzazione avviene nella maniera più corretta se si rispettano prima di tutto i requisiti richiesti nella normativa vigente e in secondo luogo, ma non meno importanti, sono le logiche aziendali, da comprendere e rispettare, avviando un cambiamento tutt’altro che facile da accettare, che comporta una vera e propria evoluzione organizzativa.
Quali sono le difficoltà del cambiamento
Il cambiamento è un processo difficile da intraprendere, infatti, comporta una serie di riadattamenti comportamentali, atti al rispetto delle nuove regole, che non sono facilmente condivisibili, soprattutto all’interno di un’azienda strutturata da molto tempo.
Quando tutto viene appositamente predisposto è possibile avviare lo studio di come un software può essere di ausilio alle attività da svolgere, comprendendo quale sia l’interfaccia più fruibile, l’automatismo più idoneo e il sistema più funzionale alle necessità aziendali.
Ciò è necessario per fare in modo che un software rispetti le logiche OAIS e del DPCM del 3 Dicembre 2013, dove si prevede l’applicazione della conservazione sostitutiva 2.0 sin dall’approvazione del DPCM del 13 Novembre 2014.
La complessità della conservazione sostitutiva digitale rende comprensibile come un il software sia solo un tassello del complesso processo, che prevede la sinergia di tante attività di un sistema, all’interno del quale la tecnologia può rivelarsi di fondamentale supporto.
Per fare in modo che i risultati da ottenere siano qualitativamente elevati, la “macchina” deve funzionare in tutti i suoi meccanismi, ben sincronizzati tra loro anche grazie al supporto della tecnologia.
Non dobbiamo mai dimenticare quanto sia importante la competenza ancora prima del digitale, che può migliorare il lavoro e solo in quanto ausilio e supplemento, può rivelarsi nella sua utilità.
